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Per versioni MacBOOk 19.07.10 o sup. Clicca qui per capire come individuare la versione in uso.



MacBOOK è un software perfettamente integrato con il file dati adozionali dei libri di testo realizzato dall'Ali in collaborazione con l'AIE.

Grazie a questo file è possibile caricare le adozioni, le scuole, l'anagrafica dei titoli con pochi clic.

Per poter usufruire di questa funzionalità, è necessario richiedere l'attivazione del servizio direttamente all'ALi (clicca qui per saperne di più).

Dopo aver effettuato la richiesta di adesione, verrà spedito all'indirizzo email specificato un file zippato che dovrà essere SALVATO e DECOMPRESSO.

Esistono due tipologie di file distinguibili dall'oggetto dell'email: NUOVE ADOZIONI e VARIAZIONI ADOZIONI

Per le NUOVE adozioni non ci sono accorgimenti da adottare,  mentre per le VARIAZIONI, è possibile utilizzare sia la vecchia procedura che prevede, dopo l'importazione, un controllo almeno per quanto riguarda le scuole preferite poiché vi è una duplicazione delle adozioni, sia la NUOVA PROCEDURA automatica che CANCELLA l'adozione con stessa scuola, classe, sezione, combinazione, e codice libro presente da precedenti importazioni ed evidenzia i nuovi titoli adottati colorando di rosa la riga.


Quest'ultima procedura è presente a partire dalla versione 22.07.12 di MacBOOK. Clicca qui per capire come individuare la versione in uso.

N.B. Se non si utilizza l'automatismo della gestione adozioni, l'importazione delle ADOZIONI siano esse nuove o semplici variazioni, crea sempre nuovi record e pertanto importando le VARIAZIONI verranno duplicate le adozioni delle scuole già presenti.

Questo comporta un'analisi delle scuole e una eventuale cancellazione dei dati vecchi.

Pertanto è bene sapere che le NUOVE adozioni devono essere semplicemente importate  mentre le VARIAZIONI hanno bisogno di un piccolo controllo postimportazione oppure permettere la gestione automatica a MacBOOK (versione 22.07.22 o sup).

MacBOOK consente di effettuare un'anteprima del contenuto del file spedito mostrando codice, nome, stato di preferenza, numero di adozioni, così da aiutare il libraio in questa fase.

  1. Come importare il file delle nuove adozioni e delle variazioni. La procedura è la stessa. Cambia il contenuto del file poiché con il file delle VARIAZIONI viene spedito nuovamente TUTTO l'adottato dell'istituto anche a seguito di una singola correzione

  2. Cosa fare dopo aver importato le VARIAZIONI la vecchia procedura. Si ricorda che per ogni codice ministeriale viene spedito nuovamente TUTTO l'adottato dell'istituto

  3. Come importare il file delle delle VARIAZIONI utilizzando l'automatismo per la gestione delle correzioni/variazioni (disponibile dalla versione 22.07.12)  

 
 

 

Come importare il file adozioni e il file variazioni. MacBOOK versione 19.07.10 o sup

 


 

Se è la prima volta che si utilizza questa procedura di importazione non ci sarà bisogno di cancellare le adozioni dell'anno precedente, diversamente bisognerà prima ricercale cliccando sul pulsante "Adozioni" e immettendo il simbolo > nel campo "DATA IMPORTAZIONE" o la @ nel campo "SCUOLA", selezionarle tutte e cancellarle "ELIMINA SEL.". Ripetere questa operazione
inserendo il simbolo = nel campo "DATA IMPORTAZIONE" per ricercare anche le adozioni inserite a mano

La procedura che andiamo a illustrare è valida  sia per le nuove adozioni  sia per le variazioni.

La differenza dei file si trova nel contenuto stesso e per sapere se si sta importando un file di nuove adozioni o un file di variazioni adozioni bisogna far riferimento all'email ricevuta all'indirizzo specificato in fase di richiesta di adesione al servizioALI.

Infatti per le nuove adozioni si riceverà un'email con l'oggetto per esempio "INVIO CATALOGO ADOZIONI" mentre per le variazioni "ATTENZIONE: invio VARIAZIONI adozioni".
Questa differenzazione la si deve al fatto che, come abbiamo precedentemente detto, con le variazioni, per ogni singola adozione viene spedito nuovamente TUTTO l'adottato dell'istituto. Una situazione che deve essere successivamente gestita poichè comporta la duplicazione delle adozioni.


N.B. Prima di iniziare SALVARE e DECOMPRIMERE il file adozioni che è stato spedito tramite email

 

 

 

 In fase di importazione è possibile inoltre scegliere le scuole per le quali si desidera caricare le adozioni. Di default sono selezionate tutte per deselezionarle e selezionarle di nuovo basta cliccare nella colonna "Importazione" sulla riga della scuola che si desidera togliere o  aggiungere.

 

 




ATTENZIONE!!! Nel caso si stia importando il file delle VARIAZIONI si ricorda che per ogni piccolo cambiamento viene spedito nuovamente TUTTO l'adottato dell'istituto.
Questo comporta una duplicazione delle adozioni all'interno del programma e una gestione successiva per l'eliminazione delle adozioni più vecchie.
ATTENZIONE!!! Si consiglia di verificare le adozioni importate sin da subito con gli elenchi rilasciate dalle scuole ed eventualmente fare manualmente le variazioni per le SCUOLE PREFERITE così da non aver problemi con i prenotati ed eventualmente importare solo le variazioni solo degli istituti che NON si gestiscono direttamente.


Cosa fare dopo aver importato il file contenente le VARIAZIONI

Pertanto per quanto riguarda le variazioni, subito dopo aver importato il file (come precedentemente spiegato), bisogna andare nell'elenco delle scuole e ordinarle per "DATA ORA MODIFICA" così da avere l'elenco delle scuole che sono state modificate con l'ultimo file.

La data è nel formato AAAAMMGGHHMMSS

 




Dopo averle selezionate, bisogna premere sul tasto "VEDI ADOZIONI" per controllare il relativo adottato che naturalmente in questo caso sarà raddoppiato nel numero. 






Per riconoscere le più vecchie e poi cancellarle, bisogna ordinare l'elenco per "DATA ORA IMPORTAZIONE". In questo modo possiamo selezionare tutte le adozioni antecedenti all'ultima data di importazione e cancellarle cliccando su "ELIMINA SEL."




N.B. Si ricorda che non viene importata solo la singola variazione ma TUTTO l'istituto. Pertanto è necessario seguire manualmente un eventuale controllo su testi già prenotati.
N.B. Eliminando le vecchie adozioni verranno cancellate anche le eventuali modifiche che sono state eseguite a mano.


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 Come importare il file delle delle VARIAZIONI utilizzando l'automatismo per la gestione delle correzioni/variazioni  

 

 disponibile dalla versione 22.07.12 Clicca qui per capire come individuare la versione in uso.

Questa procedura va usata solo per l'importazione del file VARIAZIONI.

NON deve essere utilizzata per l'importazione del CATALOGO INIZIALE o degli AGGIORNAMENTI SETTIMANALI

 

Infatti per le nuove adozioni si riceverà un'email con l'oggetto per esempio "INVIO CATALOGO ADOZIONI" mentre per le variazioni "ATTENZIONE: invio VARIAZIONI adozioni".
Si deve  questa diversificazione  al fatto che, come abbiamo precedentemente detto, con le variazioni, per ogni singola adozione viene spedito nuovamente TUTTO l'adottato dell'istituto e che crea dei duplicati delle dozioni. Per evitare questo fenomeno è necessario: