Per versioni MacBOOk 19.07.10 o sup. Clicca qui per capire come individuare la versione in uso.



MacBOOK è un software perfettamente integrato con il file dati adozionali dei libri di testo realizzato dall'Ali in collaborazione con l'AIE.

Grazie a questo file è possibile caricare le adozioni, le scuole, l'anagrafica dei titoli con pochi clic.

Per poter usufruire di questa funzionalità, è necessario richiedere l'attivazione del servizio direttamente all'ALi (clicca qui per saperne di più).

Dopo aver effettuato la richiesta di adesione, verrà spedito all'indirizzo email specificato un file zippato che dovrà essere SALVATO e DECOMPRESSO.

Esistono due tipologie di file distinguibili dall' oggetto dell'email: NUOVE ADOZIONI e VARIAZIONI ADOZIONI

Per le NUOVE adozioni non ci sono accorgimenti da adottare,  mentre per le VARIAZIONI, dopo l'importazione è necessario effettuare dei controlli almeno per quanto riguarda le scuole preferite.

Infatti in MacBOOk l'importazione delle ADOZIONI siano esse nuove o semplici variazioni, crea sempre nuovi record e pertanto importando le VARIAZIONI verranno duplicate le adozioni delle scuole già presenti.

Questo comporta un'analisi delle scuole e una eventuale cancellazione dei dati vecchi.

Pertanto è bene sapere che le NUOVE adozioni devono essere semplicemente importate  mentre le VARIAZIONI hanno bisogno di un piccolo controllo postimportazione.

MacBOOK consente di effettuare un'anteprima del contenuto del file spedito mostrando codice, nome, stato di preferenza, numero di adozioni, così da aiutare il libraio in questa fase.

  1. Come importare il file delle nuove adozioni e delle variazioni. La procedura è la stessa. Cambia il contenuto del file poiché con il file delle VARIAZIONI viene spedito nuovamente TUTTO l'adottato dell'istituto anche a seguito di una singola correzione
  2. Cosa fare dopo aver importato le VARIAZIONI. Si ricorda che per ogni codice ministeriale viene spedito nuovamente TUTTO l'adottato dell'istituto

 
 


 

Come importare il file adozioni e il file variazioni. MacBOOK versione 19.07.10 o sup

 


 

Se è la prima volta che si utilizza questa procedura di importazione non ci sarà bisogno di cancellare le adozioni dell'anno precedente, diversamente bisognerà prima ricercale cliccando sul pulsante "Adozioni" e immettendo il simbolo > nel campo "DATA IMPORTAZIONE" o la @ nel campo "SCUOLA", selezionarle tutte e cancellarle "ELIMINA SEL.". Ripetere questa operazione
inserendo il simbolo = nel campo "DATA IMPORTAZIONE" per ricercare anche le adozioni inserite a mano

La procedura che andiamo a illustrare è valida  sia per le nuove adozioni  sia per le variazioni.

La differenza dei file si trova nel contenuto stesso e per sapere se si sta importando un file di nuove adozioni o un file di variazioni adozioni bisogna far riferimento all'email ricevuta all'indirizzo specificato in fase di richiesta di adesione al servizioALI.

Infatti per le nuove adozioni si riceverà un'email con l'oggetto per esempio "INVIO CATALOGO ADOZIONI" mentre per le variazioni "ATTENZIONE: invio VARIAZIONI adozioni".
Questa differenzazione la si deve al fatto che, come abbiamo precedentemente detto, con le variazioni, per ogni singola adozione viene spedito nuovamente TUTTO l'adottato dell'istituto. Una situazione che deve essere successivamente gestita poichè comporta la duplicazione delle adozioni.


N.B. Prima di iniziare SALVARE e DECOMPRIMERE il file adozioni che è stato spedito tramite email

 

 

 

  • A seconda della versione in uso, Cliccare sulla voce "Elaborazione"  nella sezione "Utilità" e poi premere su "importa scolastico" 





  • oppure sulla voce "Importazione adozioni - help (alt click)" nella barra del menù principale nella sezione "Scolastico"




    N.B. Se contemporaneamente si tiene premuto il tasto ALT sulla tastiera si aprirà la guida online

  • All'apertura della maschera di ricerca file, selezionare il file con estensione TXT precedentemente decompresso e poi confermare



  • Questa procedura importa le adozioni, le scuole e i titoli provenienti dal catalogo AIE.
    Il METODO di CODIFICA e di importazioni dei titoli è il seguente:
    • I titoli in catalogo dotati di CODICE EAN verranno gestiti in base a quest'ultimo, i titoli sprovvisti di codice a barre, verranno gestiti in base a un codice alternativo
    • Per i titoli non esistenti nel proprio catalogo cioè con codice diverso, verranno create delle nuove schede con settore SCOLASTICO
    • Per i titoli già esistenti nel proprio catalogo cioè con lo stesso codice (sia EAN 13 che alternativo), verranno sostituite le informazioni che selezionerete nel seguente elenco
    • Per i titoli creati ex novo verrà inserito sulla scheda il distributore di scolastico associato all'editore al momento dell'importazione, idem dicasi per i titoli esistenti se si decide di cambiare l'editore.
    • Per motivi tecnici non verranno gestite eventuali variazioni di codice, perciò un titolo registrato con il codice alernativo, manterrà questo anche nel caso in cui dovesse assumere un codice a barre in aggiornamenti successivi



      N.B. Le variazioni di prezzo dei libri GIACENTI verranno registrate in AUMENTI AVVENUTI

  • Leggere con attenzione il punto 4 ed eventualmente spuntare i campi che interessano. Si consiglia di spuntare il prezzo e il titolo sempre considerando sempre che i precedenti cambiamenti fatti  nella propria banca dati verranno sovrascritti e quindi andranno persi.

 In fase di importazione è possibile inoltre scegliere le scuole per le quali si desidera caricare le adozioni. Di default sono selezionate tutte per deselezionarle e selezionarle di nuovo basta cliccare nella colonna "Importazione" sulla riga della scuola che si desidera togliere o  aggiungere.

 

 




ATTENZIONE!!! Nel caso si stia importando il file delle VARIAZIONI si ricorda che per ogni piccolo cambiamento viene spedito nuovamente TUTTO l'adottato dell'istituto.
Questo comporta una duplicazione delle adozioni all'interno del programma e una gestione successiva per l'eliminazione delle adozioni più vecchie.
ATTENZIONE!!! Si consiglia di verificare le adozioni importate sin da subito con gli elenchi rilasciate dalle scuole ed eventualmente fare manualmente le variazioni per le SCUOLE PREFERITE così da non aver problemi con i prenotati ed eventualmente importare solo le variazioni solo degli istituti che NON si gestiscono direttamente.


Cosa fare dopo aver importato il file contenente le VARIAZIONI

Pertanto per quanto riguarda le variazioni, subito dopo aver importato il file (come precedentemente spiegato), bisogna andare nell'elenco delle scuole e ordinarle per "DATA ORA MODIFICA" così da avere l'elenco delle scuole che sono state modificate con l'ultimo file.

La data è nel formato AAAAMMGGHHMMSS

 




Dopo averle selezionate, bisogna premere sul tasto "VEDI ADOZIONI" per controllare il relativo adottato che naturalmente in questo caso sarà raddoppiato nel numero. 






Per riconoscere le più vecchie e poi cancellarle, bisogna ordinare l'elenco per "DATA ORA IMPORTAZIONE". In questo modo possiamo selezionare tutte le adozioni antecedenti all'ultima data di importazione e cancellarle cliccando su "ELIMINA SEL."




N.B. Si ricorda che non viene importata solo la singola variazione ma TUTTO l'istituto. Pertanto è necessario seguire manualmente un eventuale controllo su testi già prenotati.
N.B. Eliminando le vecchie adozioni verranno cancellate anche le eventuali modifiche che sono state eseguite a mano.