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In MacBOOK esistono due procedure  per creare i preventivi:

  1. "Preventivo da Scelta", consente di generare il preventivo partendo da una scelta di titoli
  2. "Preventivi", permette di creare un nuovo preventivo inserendo manualmente il codice del libro

La differenza è  concettualmente fisica.

Infatti nel primo caso è il libraio che, seduto di fronte allo schermo del computer, crea il preventivo valutando i dati presenti nel programma e scegliendo i titoli,  mentre, nel secondo caso, i libri sono  stati già scelti a scaffale e collocati vicino al computer e il compito del libraio è limitato al semplice inserimento dei titoli nel preventivo.

A differenza della generazione, la gestione del preventivo è  unica e consiste  nella possibilità di stampare o inviare il preventivo via fax o email, nel portare in ordine i titoli non presenti in libreria, nel fatturare e metter in vendita il preventivo in base alle condizioni specificate al momento della creazione.

 

 

 

 


Il metodo "Preventivo da scelta"

  1. Cliccare il pulsante "Preventivo da scelta" nella sezione "Preventivi e cedole" per entrare nella maschera "Scelta titoli per preventivo"



  2. La maschera "Scelta Titoli per preventivi" è divisa in due parti. La parte superiore per la ricerca e selezione dei titoli e la parte inferiore per i titoli effettivi del preventivo (una sorta di pre-preventivo)



  3. Premere il pulsante "Cerca i titoli" per richiamare la maschera di "Ricerca per prenotare"
  4. Inserire i criteri per ricercare i titoli.
    Per esempio, se si deve fare un preventivo per una biblioteca che vuole libri per bambini, sarà opportuno ricercare in base al settore, argomento, soggetto etc.
  5. La selezione trovata viene riportata nella parte alta della finestra "Scelta titoli per preventivo"



  6. Ora scorrere la selezione e cliccare sul/i titolo/i per metterlo/i in preventivo specificando, poi, il numero delle copie



  7. Il titolo/i viene riportato nella parte inferiore della maschera e in questo modo entra effettivamente nel preventivo


    N.B. Fare click sul titolo per toglierlo dal preventivo
  8. In qualsiasi momento è possibile vedere il valore del preventivo, cliccando il pulsante "Totali preventivo"
  9. Per generare e salvare il preventivo cliccare il pulsante "Registra"
    N.B. Prima di premere "Registra", si possono ripetere i passi dal punto 2 al punto 7, per ampliare la ricerca e la selezione dei titoli
    N.B. Dopo aver premuto "Registra" MacBOOK chiede di specificare il cliente ma non inserisce nel preventivo l'eventuale sconto presente nella sua scheda. Pertanto lo sconto deve essere inserito a mano nel campo omonimo del preventivo.

Il metodo "Preventivi"

  1. Cliccare prima il pulsante "Preventivi", nella sezione "Preventivi e cedole"



  2. Premere il pulsante pulsante_nuovo.jpg per creare un preventivo nuovo
  3. All'apertura della maschera "Preventivi", specificare il cliente cliccando pulsante_cliente.jpg oppure scrivendo il codice nel campo "Cod. Cliente"
  4. Riempire, se necessario, i campi note e cod. pagamento



    N.B Se nella scheda cliente è presente un codice pagamento questo viene riportato automaticamente nel campo "cod. pagamento" per cui l’emissione delle fatture dalle righe preventivo avviene anche a seconda del tipo di pagamento e non solo in base al codice cliente.
  5. Per inserire i libri:
    • Fare doppio click sulla voce "Codice Libro"



    • Inserire il codice del libro nel campo omonimo della nuova finestra "Righe Preventivo"



      N.B. Se non si conosce il codice o non si ha il libro a portata di mano è possibile cercarlo nella sezione ricerca
      presente nella parte inferiore della maschera



    • Specificare la quantità (di default è 1) ed eventualmente lo sconto
      N.B. Lo sconto  presente nella scheda cliente verrà applicato ad ogni libro
    • Premere registra per confermare
    • Ripetere l'operazione
  6. È possibile inserire anche le spese di spedizione  che verranno ripetute nelle prenotazioni, quando il preventivo verrà portato in ordine, e di conseguenza nelle fatture o bolle di vendita generate dalle prenotazioni con il pulsante "Doc da Preven".
    In questa fase verrà poi applicata la spesa di spedizione più alta se nell’elenco delle prenotazioni le spese sono diverse.



  7. Una volta inseriti tutti i libri premere pulsante_registra.jpg per salvare il preventivo nell'Elenco preventivi

Stampare o inviare via fax/email

Una volta creato il preventivo è possibile stamparlo, cliccando semplicemente il tasto pulsante_stampa.jpg oppure lo si può inviare via fax o via e-mail al cliente cliccando pulsante_inviafax.jpg .

L'invio del fax avviene con lo stesso meccanismo degli ordini e pertanto deve essere stato attivato in MacBOOK il "servizio fax"  e nella scheda del cliente deve essere riportato il numero di fax.


Portare in ordine un preventivo

Una volta che il preventivo è stato accettato è possibile portarlo in ordine cliccando pulsante_portainordine.jpg.
In questo modo si generano delle prenotazioni al cliente in base ai titoli  del preventivo, tenendo conto delle eventuali copie già presenti in libreria.

Per esempio, se in giacenza è PRESENTE una copia di un libro e ne sono richieste un numero maggiore nel preventivo, il programma  crea due prenotazioni per lo stesso cliente :

Inoltre, in entrambe le prenotazioni, nella colonna "Cedola/Preventivo", viene riportato anche il n. preventivo.

Quindi "portare in ordine" non comporta automaticamente la creazione di un ordine ma soltanto la generazione delle prenotazioni al cliente.

Sarà poi il libraio a creare l'ordine con il classico "oridine rifornimento" o seguendo una delle molteplici scorciatoie che MacBOOK offre.


Fatturare un preventivo

Per una corretta gestione del preventivo, la fatturazione e la contestuale vendita avvengono per ultimo, cioè dopo la creazione, l'ordine e il carico dei titoli mancanti.

MacBOOK,  con pochissimi click, consente di fatturare automaticamente uno o più preventivi mettendo in vendita con la data del giorno le copie selezionate.

  1. Per prima cosa è importante ricercare il/i preventivo/i che si vuole/vogliono fatturare e per far questo bisogna andare nella maschera "Elenco preventivi" accessibile dal menù "Preventivi e cedole", cliccando il pulsante "Preventivi"



  2. Una volta individuato/i selezionarlo/i e cliccare il pulsante pulsante_righeprev.jpg, per entrare nella maschera "righe preventivo"
  3. Adesso, selezionare le righe che si vogliono fatturare e vendere con le condizioni specificate nel/i preventiv/i e premere il pulsante "Fattura selezione" per creare la/e fattura/e al cliente.



  4. Vengono create tante fatture per quanti sono i tipi di pagamento specificati sui preventivi.



    N.B.Non vengono generate fatture diverse per righe preventivo appartenenti a preventivi diversi.
    N.B. MacBOOK non consente la fatturazione di righe precedentemente fatturate.
  5. Gli eventuali sconti applicati sul totale dei preventivi devono essere reimpostati nella/e fattura/e emessa/e
  6. Infine Macbook, mette in vendita, a nome del cliente specificato e con la data del giorno, i titoli (per vederli andare in "controllo vendite) delle fatture